BookinX by Xorbit

Политика конфиденциальности BookinX

Редакция от 2 октября 2026 года

Настоящая политика конфиденциальности содержит информацию о том, каким образом обрабатываются персональные данные при использовании BookinX, онлайн-сервиса для настройки и управления записью на встречи.

BookinX в настоящее время находится в режиме тестовой эксплуатации.

1. Контролер

Контролером в смысле Общего регламента по защите данных (GDPR) в отношении описанных в настоящей политике конфиденциальности собственных операций обработки BookinX является:

Robert F. Craciun

Girardigasse 4/28

1060 Wien

Österreich

Телефон: +43 664 166 44 46

Электронная почта: robert@x-orbit.app

BookinX является сервисом семейства продуктов Xorbit (x-orbit.app). Оператором и контролером является указанное выше лицо; Xorbit является наименованием продукта, а не самостоятельным юридическим лицом.

Учреждение предприятия находится в процессе.

2. Роли в сфере защиты данных в BookinX

В BookinX необходимо различать две разные ситуации обработки.

2.1 BookinX как контролер

BookinX сам является контролером, поскольку персональные данные обрабатываются, в частности, для следующих целей:

К этим операциям обработки непосредственно применяется приведенная ниже информация.

2.2 BookinX как обработчик

Клиенты BookinX могут создавать собственные страницы записи и предоставлять своим клиентам, заинтересованным лицам или иным лицам возможность записываться на встречи.

В отношении персональных данных, которые обрабатываются через такую страницу записи по поручению клиента BookinX, контролером в смысле п. 7 ст. 4 GDPR является, как правило, соответствующий клиент BookinX.

BookinX обрабатывает эти данные, как правило, в качестве обработчика согласно п. 8 ст. 4 и ст. 28 GDPR в соответствии с указаниями соответствующего клиента.

Для этого между BookinX и клиентом заключается отдельный договор об обработке данных по поручению согласно ст. 28 GDPR.

Лица, записывающиеся на встречу через страницу записи BookinX, по вопросам своих прав в сфере защиты данных могут, как правило, обращаться к поставщику соответствующей страницы записи. BookinX оказывает своим клиентам содействие в рассмотрении соответствующих запросов в рамках установленных законом и договором обязанностей.

В той мере, в какой BookinX обрабатывает персональные данные по поручению клиента, обработка осуществляется на основании договора об обработке данных по поручению согласно ст. 28 GDPR. Он регулирует, в частности, предмет и срок обработки, характер и цель обработки, категории персональных данных и субъектов данных, а также права и обязанности сторон.

3. Регистрация в BookinX

При регистрации могут обрабатываться, в частности, следующие данные:

Обработка осуществляется для создания желаемой учетной записи BookinX, для осуществления преддоговорных мер и для подготовки или исполнения договорных отношений. Правовое основание: пп. «b» п. 1 ст. 6 GDPR.

В той мере, в какой для определенных добровольных операций обработки прямо запрашивается согласие, обработка осуществляется на основании пп. «a» п. 1 ст. 6 GDPR.

IP-адрес, используемый для предотвращения злоупотреблений и ограничения частоты запросов, обрабатывается на основании нашего законного интереса в безопасности, стабильности сервиса и предотвращении злоупотреблений согласно пп. «f» п. 1 ст. 6 GDPR.

Сохраненный для этих целей IP-адрес, как правило, удаляется по истечении 24 часов или исключается из соответствующей системы ограничения частоты запросов.

При открытии страницы регистрации ваш IP-адрес локально на нашем сервере сопоставляется со страной с помощью свободно доступной базы данных «user-country» проекта ip-location-db (общественное достояние, PDDL), чтобы предложить телефонный код страны для поля номера телефона; передача IP-адреса третьим лицам при этом не осуществляется (пп. «f» п. 1 ст. 6 GDPR).

Неподтвержденные регистрации, как правило, удаляются по истечении 24 часов.

4. Административные и пользовательские учетные записи

Для управления BookinX могут обрабатываться, в частности, следующие данные:

Пароли не хранятся в открытом виде. Хранится исключительно криптографический хеш пароля с использованием Argon2id или scrypt. Обработка служит целям аутентификации, управления учетной записью, контроля доступа и безопасного предоставления сервиса. Правовым основанием, в той мере, в какой обработка необходима для использования BookinX, является пп. «b» п. 1 ст. 6 GDPR.

Протоколирование безопасности, контроль доступа и журналы аудита осуществляются дополнительно на основании нашего законного интереса в защите наших систем, выявлении злоупотреблений и прослеживаемом администрировании согласно пп. «f» п. 1 ст. 6 GDPR. В административной области BookinX сеанс завершается через 30 минут бездействия, но не позднее чем через 12 часов после входа в систему. Активность продлевает исключительно срок бездействия; максимальная продолжительность сеанса в 12 часов остается при этом неизменной.

Сеанс в Xorbit завершается не позднее чем через 12 часов после входа в систему. При изменении пароля все существующие сеансы соответствующей учетной записи немедленно завершаются. Данные истекших или завершенных сеансов окончательно удаляются не позднее чем через семь дней после истечения или завершения сеанса в рамках следующего процесса входа в систему. Журналы аудита, как правило, хранятся в течение 12 месяцев и затем удаляются, если более длительное хранение не требуется для расследования конкретного инцидента безопасности или для предъявления, осуществления или защиты правовых требований.

5. Запись на встречи

При записи на встречу через BookinX в зависимости от настроек соответствующей страницы записи могут обрабатываться, в частности, следующие данные:

Эти данные используются для того, чтобы зарегистрировать желаемую встречу, управлять ею и предоставить ее участвующим лицам. Контролером в сфере защиты данных в отношении обработки данных о записи, как правило, является соответствующий клиент, который ведет данную страницу записи. Он определяет цели и правовые основания обработки и несет ответственность за выполнение обязанностей по информированию лиц, записывающихся на встречу. BookinX обрабатывает данные о записи в качестве обработчика согласно ст. 28 GDPR на основании договора об обработке данных по поручению, заключенного с соответствующим клиентом, и его документированных указаний. Дополнительную информацию об обработке данных о записи лица, записывающиеся на встречу, могут получить у соответствующего контролера.

6. Интеграция календаря

BookinX предоставляет пользователям возможность по желанию подключить к BookinX личный календарь Microsoft Outlook / Microsoft 365, Google Календарь или Apple Календарь. Подключение осуществляется исключительно по прямой инициативе соответствующего пользователя.

В рамках интеграции календаря, в зависимости от выбранного поставщика календаря и способа подключения, в частности, могут:

BookinX обрабатывает данные календаря только в том объеме, который необходим для активированной пользователем интеграции календаря. В той мере, в какой для подключения требуются токены доступа или сопоставимые данные аутентификации, они хранятся в защищенном виде.

Пользователь может в любое время отключить календарь. Сохраненные BookinX данные аутентификации и доступа, более не необходимые для подключения календаря, после этого удаляются или приводятся в непригодное для использования состояние.

Подключение календаря является добровольным. В той мере, в какой обработка основывается на согласии, правовым основанием является пп. «a» п. 1 ст. 6 GDPR. Согласие может быть в любое время отозвано с действием на будущее. Правомерность обработки, осуществленной до отзыва, при этом не затрагивается.

Microsoft Outlook / Microsoft 365

Для подключения Microsoft Outlook или Microsoft 365 используется Microsoft Graph. В рамках интеграции календаря используются только те полномочия, которые необходимы для предоставляемых функций календаря.

Поставщиком сервисов Microsoft для пользователей в Европейской экономической зоне, как правило, является Microsoft Ireland Operations Limited. В рамках предоставления сервисов персональные данные могут обрабатываться компанией Microsoft и аффилированными с Microsoft компаниями.

Google Календарь

Для подключения Google Календаря используется Google Calendar API. Подключение осуществляется после авторизации пользователем и в объеме полномочий, необходимых для интеграции календаря.

В частности, в отношении Google Календаря действует следующее:

Поставщиком сервисов Google для пользователей в Европейской экономической зоне, как правило, является Google Ireland Limited. В рамках предоставления сервисов персональные данные могут обрабатываться компанией Google и аффилированными с Google компаниями.

Apple Календарь

BookinX также предоставляет возможность подключения к Apple Календарю. В зависимости от технически используемого способа подключения обрабатываются только те данные календаря и аутентификации, которые необходимы для интеграции календаря.

В частности, в отношении Apple Календаря действует следующее:

В той мере, в какой при этом используются сервисы Apple, персональные данные могут обрабатываться компанией Apple Distribution International Ltd. или аффилированными с Apple компаниями.

Передача данных поставщиками календарей

При использовании внешних поставщиков календарей нельзя исключить, что персональные данные будут обрабатываться соответствующим поставщиком или аффилированными с ним компаниями также за пределами Европейской экономической зоны. Дополнительная информация о передаче данных в третьи страны содержится в разделе «Передача данных в третьи страны» настоящей политики конфиденциальности.

7. Информация профиля

Пользователи могут дополнить свой профиль BookinX дополнительной информацией. К ней могут относиться, в частности:

Пользователи также могут создать QR-код с цифровой визитной карточкой (vCard). Визитная карточка содержит имя, компанию, номер телефона и адрес электронной почты пользователя, а также, если это выбрано, ссылку на страницу записи. QR-код сохраняется в профиле и отображается при подготовке к встрече.

Будет ли публичный профиль виден посетителям, определяет сам пользователь.

Эта информация профиля служит для индивидуального оформления страницы записи и может быть публично видна там посетителям и лицам, записывающимся на встречу. Пользователи сами решают, указывать ли эти добровольные сведения, и могут в любое время изменить или удалить их. Обработка осуществляется для предоставления и отображения настроенного пользователем профиля записи. Правовым основанием является пп. «b» п. 1 ст. 6 GDPR, в той мере, в какой обработка необходима для предоставления выбранной пользователем функции BookinX.

В той мере, в какой обработка добровольной информации профиля основывается на согласии, правовым основанием является пп. «a» п. 1 ст. 6 GDPR. Данное согласие может быть в любое время отозвано с действием на будущее.

8. Отправка электронной почты

BookinX отправляет транзакционные электронные письма, в частности в связи с:

Для технической отправки электронной почты в качестве поставщика услуг привлекается netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland.

В рамках отправки электронной почты могут обрабатываться, в частности, следующие персональные данные:

Обработка содержания электронных писем используемым почтовым сервером осуществляется исключительно в той мере, в какой это необходимо для технической передачи и доставки соответствующего сообщения. BookinX дополнительно ведет собственный журнал доставки почты. Он содержит, в частности, адрес получателя, тему, время отправки и техническую информацию о доставке. Содержание соответствующего электронного письма в журнале доставки BookinX не сохраняется.

В той мере, в какой отправка электронной почты необходима для исполнения договорных отношений или записи на встречу, обработка осуществляется на основании пп. «b» п. 1 ст. 6 GDPR. В той мере, в какой BookinX в отношении данных о записи действует в качестве обработчика, обработка осуществляется на основании договора об обработке данных по поручению, заключенного с соответствующим клиентом, и его документированных указаний.

Обработка технической информации об отправке и доставке осуществляется на основании пп. «f» п. 1 ст. 6 GDPR. Законный интерес состоит, в частности, в обеспечении надежной доставки электронной почты, анализе ошибок, а также безопасности и стабильности сервиса.

Персональные данные в связи с отправкой электронной почты обрабатываются лишь до тех пор, пока это необходимо для соответствующей цели или пока действуют установленные законом обязанности по хранению.

9. Хостинг

BookinX эксплуатируется на серверной инфраструктуре netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland. В рамках хостинга обрабатываются персональные данные, необходимые для предоставления BookinX, а также технические данные журналов. Последние служат, в частности, для безопасной и стабильной эксплуатации, диагностики ошибок, а также выявления и отражения атак и злоупотреблений.

Обработка осуществляется, в той мере, в какой она необходима для предоставления сервиса, на основании пп. «b» п. 1 ст. 6 GDPR, а для целей безопасности и протоколирования на основании законного интереса согласно пп. «f» п. 1 ст. 6 GDPR. С netcup заключен договор об обработке данных по поручению согласно ст. 28 GDPR.

10. Видеоконференции

BookinX может по желанию поддерживать проведение или привязку видеоконференций. В зависимости от настроек для этого могут использоваться, в частности, следующие сервисы:

Для организации видеоконференций BookinX использует внутренний модуль на тех же серверах. При этом обрабатываются адрес электронной почты участвующего лица, начало и окончание встречи, а также ссылка на конференцию, чтобы отправить приглашение и предоставить комнату. Адрес электронной почты и ссылка на конференцию хранятся в зашифрованном виде (AES-256-GCM). Передача третьим лицам не осуществляется, за исключением Microsoft Teams (см. 10.1).

10.1 Microsoft Teams

BookinX по желанию предоставляет возможность использования Microsoft Teams для видеовстреч. В зависимости от выбранной функции встреча в Teams может быть создана через подключение к Microsoft, либо для встречи может использоваться существующая ссылка Teams. При этом данные, необходимые для создания, привязки и проведения встречи, могут передаваться компании Microsoft или обрабатываться компанией Microsoft. Использование Microsoft Teams является необязательным. К обработке компанией Microsoft дополнительно применяются положения о защите данных соответствующего сервиса Microsoft.

10.2 Xorbit Meeting

Для видеоконференций BookinX предоставляет собственный экземпляр Jitsi Meet, эксплуатируемый по адресу meet.x-orbit.app. Конференц-комнаты предоставляются для забронированных встреч и доступны по соответствующей ссылке на встречу. Запись осуществляется только в том случае, если организатор явно запускает ее в рамках необязательной функции расшифровки (см. 10.3). Во время видеоконференции обрабатываются данные о подключении и коммуникации, необходимые для технического обеспечения, в частности для передачи изображения и звука, а также для установления и поддержания соединения. BookinX не использует в Xorbit Meeting сервисы аналитики или рекламного отслеживания. Обработка осуществляется исключительно для предоставления функции видеоконференций.

10.3 Запись, расшифровка и резюме

BookinX по желанию предлагает функцию расшифровки для видеоконференций в Xorbit Meeting. Запись может быть запущена и остановлена исключительно организатором встречи с помощью кнопки «Transkript aufnehmen» [«Записать расшифровку»]. Организатор обязан до начала записи проинформировать об этом всех участников и, если это необходимо, получить их согласие. Пока идет запись, все участники конференции видят уведомление «Dieses Gespräch wird für ein Transkript aufgezeichnet.» [«Этот разговор записывается для расшифровки.»]

Порядок и обрабатываемые данные:

Функция расшифровки обрабатывает данные по поручению соответствующего клиента BookinX (см. 2.2). Правовым основанием на стороне клиента, как правило, является согласие участников (пп. «a» п. 1 ст. 6 GDPR) или законный интерес (пп. «f» п. 1 ст. 6 GDPR); за это отвечает клиент как контролер.

11. Файлы cookie и веб-аналитика

BookinX использует технически необходимые файлы cookie, в частности сеансовый файл cookie для безопасного входа в систему и использования административной области. Кроме того, в локальном хранилище браузера могут сохраняться настройки отображения и пользовательские настройки. Для статистического анализа мы используем эксплуатируемое нами самостоятельно программное обеспечение для веб-аналитики Matomo по адресу stats.x-orbit.app. Matomo активируется исключительно после явного согласия, выраженного через баннер cookie. Без согласия Matomo не загружается и аналитические данные не передаются.

Регистрируются просмотры страниц и отдельные действия по использованию, например выбор встречи или завершение записи. IP-адреса анонимизируются, сигнал «Do Not Track» соблюдается, а необработанные данные удаляются по истечении 180 дней. Использование для персонализированной рекламы не осуществляется. Согласие сохраняется в файле cookie bookinx_consent на срок до 12 месяцев и может быть в любое время изменено или отозвано через «Cookie-Einstellungen» [«Настройки cookie»] в нижнем колонтитуле страницы. Правовым основанием для веб-аналитики является пп. «a» п. 1 ст. 6 GDPR.

12. Реклама и маркетинг

BookinX может обрабатывать персональные данные собственных клиентов и заинтересованных лиц в рекламных и маркетинговых целях, в той мере, в какой для этого имеется установленное законом правовое основание. В той мере, в какой требуется согласие, обработка осуществляется только после его предоставления. Данное согласие может быть в любое время отозвано с действием на будущее. Данные о записи, которые BookinX обрабатывает в качестве обработчика для своих клиентов, не используются BookinX в собственных рекламных или маркетинговых целях.

13. Получатели и обработчики

Персональные данные передаются только в той мере, в какой это необходимо для предоставления BookinX, существует установленная законом обязанность или имеется иное правовое основание согласно GDPR.

К привлекаемым или возможным получателям относятся, в частности:

Привлечение Microsoft, Google и Apple осуществляется только в той мере, в какой соответствующая функция используется пользователем. BookinX не продает персональные данные.

14. Передача данных в третьи страны

При использовании внешних сервисов, в частности Microsoft, Google или Apple, может осуществляться обработка персональных данных за пределами Европейской экономической зоны (ЕЭЗ). Передача в третьи страны осуществляется только при соблюдении условий ст. 44 и последующих статей GDPR, в частности на основании решения Европейской комиссии о достаточном уровне защиты или надлежащих гарантий согласно ст. 46 GDPR.

В той мере, в какой поставщики участвуют в EU-U.S. Data Privacy Framework и сертифицированы в его рамках, передача данных в США может основываться на соответствующем решении Европейской комиссии о достаточном уровне защиты. Если это не так, в случае необходимости в основу кладутся надлежащие гарантии, в частности стандартные договорные положения Европейской комиссии.

15. Срок хранения и удаление

Персональные данные хранятся лишь до тех пор, пока это необходимо для соответствующей цели обработки или пока действуют установленные законом обязанности по хранению.

Данные конференций

Сохраненный для видеоконференции адрес электронной почты участвующего лица автоматически удаляется через 30 дней после окончания встречи. Ссылка на конференцию удаляется вместе с соответствующей записью.

Записи, расшифровки и резюме

Видеофайл удаляется сразу после окончания записи, звуковая запись — как только сохранена расшифровка. Расшифровка, резюме и информация о говорящих автоматически удаляются через 30 дней после окончания записи или встречи, в зависимости от того, что наступит позднее.

Данные подготовки к встрече

Дополнения к повестке и цели беседы сохраняются и удаляются вместе с соответствующей записью. Обращения к странице подготовки к встрече хранятся для отображения клиенту BookinX не более 365 дней.

Данные о записи

Данные о записи, как правило, хранятся в течение срока договорных отношений с соответствующим клиентом BookinX и удаляются не позднее чем через шесть месяцев после окончания договора, если этому не препятствуют установленные законом обязанности по хранению или документированные указания контролера. В рамках обработки по поручению клиенты могут в соответствии с договором об обработке данных по поручению потребовать удаления или возврата персональных данных, обрабатываемых по их поручению.

Неподтвержденные регистрации

Неподтвержденные регистрации удаляются по истечении 24 часов.

Данные ограничения частоты запросов

IP-адреса, сохраненные для ограничения частоты запросов, удаляются по истечении 24 часов или исключаются из используемой для этого системы.

Данные сеансов

В административной области BookinX сеанс завершается через 30 минут бездействия, но не позднее чем через 12 часов после входа в систему. Активность продлевает исключительно срок бездействия.

Сеанс в Xorbit завершается не позднее чем через 12 часов после входа в систему. При изменении пароля все существующие сеансы соответствующей учетной записи немедленно завершаются.

Данные истекших или завершенных сеансов удаляются не позднее чем через семь дней после истечения или завершения.

Журналы аудита

Журналы аудита, как правило, хранятся в течение 12 месяцев. К ним относится также журнал изменений, который администраторы клиента BookinX могут просматривать в разделе «Einstellungen > Protokoll» [«Настройки > Журнал»]. В нем фиксируется, кто и когда изменил какую настройку, тип встречи, лицо или доступность, однако не само измененное содержание. Более длительное хранение осуществляется только в той мере, в какой это необходимо для расследования конкретного инцидента безопасности или для предъявления, осуществления или защиты правовых требований.

Договорные и расчетные данные

Для целей договора и расчетов обрабатываются, в частности, наименование компании, адрес для выставления счетов, страна, номер плательщика НДС (UID), адрес электронной почты для счетов, контактное лицо бухгалтерии, количество лицензий, расчетный период и суммы счетов. Правовым основанием является пп. «b» и «c» п. 1 ст. 6 GDPR. Счета и иные документы, имеющие значение для налогообложения, хранятся в соответствии с установленными законом обязанностями по хранению, в частности семь лет согласно § 132 BAO, и затем удаляются, если не имеется иного правового основания для дальнейшего хранения.

Резервные копии

Персональные данные могут временно содержаться также в резервных копиях. Резервные копии служат исключительно для сохранения и восстановления систем и не используются для иных целей. Удаленные данные могут по-прежнему содержаться в резервных копиях до планового перезаписывания или удаления соответствующей резервной копии.

16. Безопасность данных

BookinX принимает надлежащие технические и организационные меры для защиты персональных данных от утраты, несанкционированного доступа, изменения, раскрытия и иной неправомерной обработки.

К ним относятся, в частности:

Меры безопасности регулярно проверяются и при необходимости корректируются с учетом риска и современного уровня техники.

17. Обязанность предоставления персональных данных

Определенные персональные данные необходимы для того, чтобы можно было создать учетную запись BookinX, исполнить договор или записаться на встречу. Если необходимые данные не предоставлены, соответствующая функция, возможно, не сможет быть использована, либо желаемый договор или встреча не смогут быть осуществлены. Добровольные сведения рассматриваются как таковые и, как правило, не требуются для использования остальных функций.

18. Права субъектов данных

Субъекты данных в соответствии с условиями, установленными законом, обладают, в частности, следующими правами:

Если обработка основывается на согласии согласно пп. «a» п. 1 ст. 6 GDPR, это согласие может быть в любое время отозвано с действием на будущее. Отзыв не затрагивает правомерность обработки, осуществленной на основании согласия до его отзыва. Запросы в отношении операций обработки, для которых BookinX сам является контролером, могут направляться по адресу: robert@x-orbit.app

В отношении данных, которые BookinX обрабатывает лишь по поручению клиента, контролером в сфере защиты данных, как правило, является соответствующий клиент BookinX. Поэтому соответствующие запросы следует в первую очередь направлять ему. BookinX оказывает контролеру содействие в выполнении его установленных законом обязанностей.

19. Возражение против обработки на основании законных интересов

В той мере, в какой персональные данные обрабатываются на основании пп. «f» п. 1 ст. 6 GDPR, в соответствии со ст. 21 GDPR существует право в любое время по причинам, вытекающим из особой ситуации субъекта данных, заявить возражение против обработки. После этого BookinX более не обрабатывает соответствующие персональные данные, если не могут быть доказаны веские законные основания для обработки, которые имеют преимущественную силу над интересами, правами и свободами субъекта данных, или если обработка не служит предъявлению, осуществлению или защите правовых требований.

20. Право на подачу жалобы в орган по защите данных

Субъекты данных согласно ст. 77 GDPR имеют право подать жалобу в надзорный орган по защите данных, если они считают, что обработка их персональных данных нарушает GDPR.

В Австрии компетентным органом является:

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40–42

1030 Wien

Österreich

Электронная почта: dsb@dsb.gv.at

Телефон: +43 1 52 152-0

Право обратиться в иной надзорный орган, компетентный согласно GDPR, остается незатронутым.

21. Автоматизированное принятие решений и профилирование

BookinX не принимает решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, в смысле ст. 22 GDPR, которые порождают правовые последствия в отношении субъекта данных или аналогичным образом существенно затрагивают его. Профилирование в целях рекламы, оценки кредитоспособности или для сопоставимых целей принятия решений не осуществляется. Резюме расшифровок (см. 10.3) является рабочим вспомогательным средством для организатора; на его основе не принимаются решения в отношении лиц.

22. Изменения настоящей политики конфиденциальности

Настоящая политика конфиденциальности корректируется при изменении функций BookinX, привлекаемых поставщиков услуг, операций обработки данных или правовых требований. Актуальная редакция должна быть доступна через BookinX. При существенных изменениях, непосредственно затрагивающих зарегистрированных пользователей, информирование может дополнительно осуществляться внутри сервиса или по электронной почте.

Редакция от 2 октября 2026 года