Informativa sulla privacy per BookinX

Aggiornata al: 2 ottobre 2026

La presente informativa sulla privacy illustra come vengono trattati i dati personali nell'utilizzo di BookinX, un servizio online per la configurazione e la gestione di prenotazioni di appuntamenti.

BookinX si trova attualmente in fase di test.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) per le attività di trattamento proprie di BookinX descritte nella presente informativa sulla privacy è:

Robert F. Craciun

Girardigasse 4/28

1060 Wien

Österreich

Telefono: +43 664 166 44 46

E-mail: robert@x-orbit.app

BookinX è un servizio della famiglia di prodotti Xorbit (x-orbit.app). Gestore e titolare del trattamento è la persona sopra indicata; Xorbit è una denominazione di prodotto, non un soggetto giuridico autonomo.

È in corso la costituzione di una società.

2. Ruoli in materia di protezione dei dati in BookinX

In BookinX occorre distinguere tra due diverse situazioni di trattamento.

2.1 BookinX come titolare del trattamento

BookinX è esso stesso titolare del trattamento nella misura in cui i dati personali sono trattati in particolare per le seguenti finalità:

• registrazione e configurazione di un account BookinX,
• esecuzione e avvio del rapporto contrattuale,
• gestione degli account utente e dei diritti di accesso,
• sicurezza informatica e prevenzione degli abusi,
• gestione delle sessioni,
• tenuta di registri di audit rilevanti per la sicurezza,
• gestione di informazioni di profilo facoltative,
• collegamento di un calendario personale,
• comunicazione con i clienti,
• esecuzione del contratto e fatturazione e
• adempimento di obblighi di legge.

Per queste attività di trattamento si applicano direttamente le informazioni che seguono.

2.2 BookinX come responsabile del trattamento

I clienti di BookinX possono configurare proprie pagine di prenotazione e consentire ai propri clienti, potenziali clienti o altre persone di prenotare appuntamenti.

Per i dati personali trattati tramite una tale pagina di prenotazione per conto di un cliente BookinX, il rispettivo cliente BookinX è, in linea di principio, titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4, punto 7, GDPR.

BookinX tratta tali dati, in linea di principio, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 4, punto 8, e dell'art. 28 GDPR, secondo le istruzioni del rispettivo cliente.

A tal fine viene concluso tra BookinX e il cliente un separato accordo sul trattamento dei dati (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Le persone che prenotano un appuntamento tramite una pagina di prenotazione BookinX possono, in linea di principio, rivolgersi al fornitore della rispettiva pagina di prenotazione per quanto riguarda i propri diritti in materia di protezione dei dati. BookinX assiste i propri clienti nella gestione delle relative richieste nell'ambito degli obblighi legali e contrattuali.

Nella misura in cui BookinX tratta dati personali per conto di un cliente, il trattamento avviene sulla base di un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR. Tale accordo disciplina in particolare l'oggetto e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, le categorie di dati personali e di interessati nonché i diritti e gli obblighi delle parti.

3. Registrazione a BookinX

In fase di registrazione possono essere trattati in particolare i seguenti dati:

• tipo di cliente,
• ragione sociale o nome,
• appellativo,
• nome,
• cognome,
• indirizzo e-mail,
• numero di telefono,
• licenza scelta o numero di licenze,
• data e ora della registrazione o della conferma,
• indirizzo IP per il controllo degli abusi e del rate limit.

Il trattamento avviene per configurare l'account BookinX richiesto, per eseguire misure precontrattuali e per preparare o eseguire il rapporto contrattuale. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Nella misura in cui per determinate operazioni di trattamento facoltative viene espressamente richiesto un consenso, il trattamento avviene sulla base dell'art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.

L'indirizzo IP utilizzato per la prevenzione degli abusi e per i rate limit è trattato sulla base del nostro legittimo interesse alla sicurezza, alla stabilità e alla prevenzione degli abusi del servizio ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

L'indirizzo IP memorizzato a tal fine viene, in linea di principio, cancellato o rimosso dal relativo sistema di rate limit dopo 24 ore.

Quando si accede alla pagina di registrazione, il Suo indirizzo IP viene associato localmente sul nostro server a un paese mediante la banca dati liberamente disponibile “user-country” del progetto ip-location-db (pubblico dominio, PDDL), al fine di suggerire il prefisso internazionale del campo telefono; in tale occasione l'indirizzo IP non viene comunicato a terzi (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR).

Le registrazioni non confermate vengono, in linea di principio, cancellate dopo 24 ore.

4. Account di amministrazione e account utente

Per l'amministrazione di BookinX possono essere trattati in particolare i seguenti dati:

• indirizzo e-mail,
• nome,
• ruolo utente e autorizzazioni,
• hash della password,
• informazioni di sessione,
• informazioni di accesso e di sicurezza,
• registri di audit.

Le password non vengono memorizzate in chiaro. Viene memorizzato esclusivamente un hash crittografico della password mediante Argon2id o scrypt. Il trattamento serve all'autenticazione, alla gestione dell'account, al controllo degli accessi e alla fornitura sicura del servizio. La base giuridica è, nella misura in cui il trattamento è necessario per l'utilizzo di BookinX, l'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

La registrazione di sicurezza, il controllo degli accessi e i log di audit avvengono inoltre sulla base del nostro legittimo interesse alla protezione dei nostri sistemi, all'individuazione di abusi e a un'amministrazione tracciabile ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Nell'area di amministrazione di BookinX una sessione termina dopo 30 minuti di inattività, ma al più tardi 12 ore dopo l'accesso. Un'attività prolunga esclusivamente il termine di inattività; la durata massima della sessione di 12 ore resta invariata.

Una sessione in Xorbit termina al più tardi 12 ore dopo l'accesso. In caso di modifica della password, tutte le sessioni esistenti dell'account interessato vengono terminate immediatamente. I dati delle sessioni scadute o terminate vengono cancellati definitivamente al più tardi sette giorni dopo la scadenza o la cessazione della sessione, in occasione della successiva procedura di accesso. I log di audit vengono, in linea di principio, conservati per 12 mesi e successivamente cancellati, salvo che una conservazione più lunga sia necessaria per chiarire un concreto incidente di sicurezza o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria.

5. Prenotazioni di appuntamenti

In caso di prenotazione di un appuntamento tramite BookinX possono essere trattati, a seconda della configurazione della rispettiva pagina di prenotazione, in particolare i seguenti dati:

• appellativo,
• titolo,
• nome e cognome,
• indirizzo e-mail,
• azienda,
• messaggio o informazioni aggiuntive,
• appuntamento selezionato,
• data e ora,
• fuso orario,
• lingua,
• documentazione della presa visione o di un consenso eventualmente necessario, comprensiva di marca temporale.

Tali dati vengono utilizzati per registrare e gestire l'appuntamento richiesto e per metterlo a disposizione delle persone coinvolte. Per il trattamento dei dati di prenotazione è, in linea di principio, titolare del trattamento il rispettivo cliente che gestisce la pagina di prenotazione in questione. Questi determina le finalità e le basi giuridiche del trattamento ed è responsabile dell'adempimento degli obblighi di informazione nei confronti delle persone che effettuano la prenotazione. BookinX tratta i dati di prenotazione in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR sulla base dell'accordo sul trattamento dei dati concluso con il rispettivo cliente e delle sue istruzioni documentate. Ulteriori informazioni sul trattamento dei dati di prenotazione possono essere ottenute dalle persone che effettuano la prenotazione presso il rispettivo titolare del trattamento.

6. Integrazione del calendario

BookinX consente facoltativamente agli utenti di collegare a BookinX un calendario personale di Microsoft Outlook / Microsoft 365, Google Calendar o Apple Calendar. Il collegamento avviene esclusivamente su espressa iniziativa del rispettivo utente.

Nell'ambito dell'integrazione del calendario possono, a seconda del fornitore del calendario scelto e del tipo di collegamento, in particolare:

• essere letti i periodi occupati del calendario collegato,
• essere scritti nel calendario gli appuntamenti rilevanti per BookinX e
• essere trattati i dati tecnici di autenticazione e di accesso necessari per il collegamento.

BookinX tratta i dati del calendario solo nella misura necessaria per l'integrazione del calendario attivata dall'utente. Nella misura in cui per il collegamento sono necessari token di accesso o dati di autenticazione analoghi, questi vengono memorizzati in forma protetta.

Il collegamento al calendario può essere scollegato dall'utente in qualsiasi momento. I dati di autenticazione e di accesso memorizzati da BookinX non più necessari per il collegamento al calendario vengono successivamente cancellati o resi inutilizzabili.

Il collegamento del calendario è facoltativo. Nella misura in cui il trattamento si basa su un consenso, la base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. a), GDPR. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato fino alla revoca stessa.

Microsoft Outlook / Microsoft 365

Per il collegamento di Microsoft Outlook o Microsoft 365 viene utilizzato Microsoft Graph. Nell'ambito dell'integrazione del calendario vengono utilizzate solo le autorizzazioni necessarie per le funzioni di calendario fornite.

Il fornitore dei servizi Microsoft per gli utenti nello Spazio economico europeo è, in linea di principio, Microsoft Ireland Operations Limited. Nell'ambito della fornitura dei servizi può avvenire un trattamento di dati personali da parte di Microsoft e di società collegate a Microsoft.

Google Calendar

Per il collegamento di Google Calendar viene utilizzata la Google Calendar API. Il collegamento avviene previa autorizzazione da parte dell'utente e nei limiti delle autorizzazioni necessarie per l'integrazione del calendario.

Nel dettaglio, per Google Calendar vale quanto segue:

• Accesso: il collegamento viene stabilito tramite l'accesso Google (OAuth 2.0). BookinX riceve in tale occasione l'indirizzo e-mail dell'account Google per visualizzare il collegamento e richiede esclusivamente le autorizzazioni „Belegte Zeiten abfragen“ [Consultare gli orari occupati] (calendar.freebusy) e „Termine bearbeiten“ [Modificare gli appuntamenti] (calendar.events).
• Vengono letti solo i periodi occupati (inizio e fine) del calendario principale. Titoli, descrizioni, luoghi o partecipanti degli appuntamenti non vengono richiesti. BookinX memorizza esclusivamente tali periodi per calcolare gli orari di prenotazione liberi.
• Vengono scritti solo gli appuntamenti creati da BookinX stesso: prenotazioni confermate (tipo di appuntamento, nome e indirizzo e-mail della persona che effettua la prenotazione ed eventualmente il link della conferenza) e assenze approvate come appuntamento di un'intera giornata „Abwesend“ [Assente]. Tali appuntamenti vengono modificati in caso di spostamento e nuovamente cancellati in caso di annullamento o al termine dell'assenza.
• Credenziali di accesso: il token di aggiornamento rilasciato da Google viene memorizzato in forma cifrata (AES-256-GCM) e non viene mai visualizzato.
• Scollegamento: in caso di scollegamento, BookinX revoca l'autorizzazione presso Google e cancella il token. L'autorizzazione può inoltre essere revocata in qualsiasi momento nell'account Google alla voce „Drittanbieter-Apps und -Dienste“ [App e servizi di terze parti].

Il fornitore dei servizi Google per gli utenti nello Spazio economico europeo è, in linea di principio, Google Ireland Limited. Nell'ambito della fornitura dei servizi può avvenire un trattamento di dati personali da parte di Google e di società collegate a Google.

Apple Calendar

BookinX consente inoltre il collegamento con Apple Calendar. A seconda del collegamento tecnicamente utilizzato, vengono trattati solo i dati di calendario e di autenticazione necessari per l'integrazione del calendario.

Nel dettaglio, per Apple Calendar vale quanto segue:

• Accesso: il collegamento avviene tramite il protocollo di calendario CalDAV con il server di calendario iCloud (caldav.icloud.com). A tal fine l'utente inserisce il proprio ID Apple (indirizzo e-mail) e una password specifica per app generata appositamente per BookinX – non la password dell'ID Apple. Se l'account dispone di più calendari, l'utente seleziona il calendario da utilizzare.
• Vengono letti gli appuntamenti del calendario selezionato nel periodo di sincronizzazione. Di questi, BookinX valuta esclusivamente inizio, fine, l'indicazione „belegt/frei“ [occupato/libero] e lo stato di annullamento e memorizza solo i periodi occupati per calcolare gli orari di prenotazione liberi. Titoli, descrizioni, luoghi o partecipanti degli appuntamenti non vengono memorizzati.
• Vengono scritti solo gli appuntamenti creati da BookinX stesso: prenotazioni confermate (tipo di appuntamento, nome e indirizzo e-mail della persona che effettua la prenotazione ed eventualmente il link della conferenza) e assenze approvate come appuntamento di un'intera giornata „Abwesend“ [Assente]. Tali appuntamenti vengono modificati in caso di spostamento e nuovamente cancellati in caso di annullamento o al termine dell'assenza.
• Credenziali di accesso: l'ID Apple e la password specifica per app vengono memorizzati in forma cifrata (AES-256-GCM); dopo l'inserimento la password non viene mai più visualizzata.
• Scollegamento: in caso di scollegamento, BookinX cancella l'ID Apple e la password. La password specifica per app può inoltre essere revocata in qualsiasi momento su appleid.apple.com („Anmeldung und Sicherheit“ [Accesso e sicurezza] → „App-spezifische Passwörter“ [Password specifiche per le app]).

Nella misura in cui vengono utilizzati servizi Apple, può avvenire un trattamento di dati personali da parte di Apple Distribution International Ltd. o di società collegate ad Apple.

Trasferimento di dati da parte dei fornitori di calendari

In caso di utilizzo di fornitori di calendari esterni non si può escludere che i dati personali vengano trattati dal rispettivo fornitore o da società a esso collegate anche al di fuori dello Spazio economico europeo. Ulteriori informazioni sui trasferimenti verso paesi terzi sono contenute nella sezione “Trasferimenti di dati verso paesi terzi” della presente informativa sulla privacy.

7. Informazioni di profilo

Gli utenti possono integrare il proprio profilo BookinX con informazioni aggiuntive. Tra queste possono rientrare in particolare:

• foto del profilo,
• funzione o posizione,
• numero di telefono,
• breve presentazione, saluto e testo „Über mich“ [Chi sono],
• una frase o un motto della persona di riferimento,
• descrizione e video dell'azienda,
• video di presentazione facoltativo,
• banner del profilo,
• codice QR.

Gli utenti possono inoltre generare un codice QR con un biglietto da visita digitale (vCard). Il biglietto da visita contiene nome, azienda, numero di telefono e indirizzo e-mail dell'utente nonché, se selezionato, un link alla pagina di prenotazione. Il codice QR viene memorizzato nel profilo e visualizzato nella preparazione dell'appuntamento.

È l'utente stesso a stabilire se il profilo pubblico sia visibile ai visitatori.

Tali informazioni di profilo servono alla personalizzazione della pagina di prenotazione e possono essere ivi pubblicamente visibili a visitatori e persone che effettuano la prenotazione. Gli utenti decidono autonomamente se inserire tali dati facoltativi e possono modificarli o rimuoverli in qualsiasi momento. Il trattamento avviene per fornire e visualizzare il profilo di prenotazione configurato dall'utente. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, nella misura in cui il trattamento è necessario per fornire la funzione di BookinX scelta dall'utente.

Nella misura in cui il trattamento di informazioni di profilo facoltative si basa su un consenso, la base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. a), GDPR. Un consenso prestato può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.

8. Invio di e-mail

BookinX invia e-mail transazionali, in particolare in relazione a:

• registrazione e gestione dell'account,
• prenotazioni di appuntamenti e conferme di appuntamenti,
• modifiche o annullamenti di appuntamenti nonché
• altre notifiche necessarie per la fornitura e l'utilizzo del servizio.

Per l'invio tecnico delle e-mail si avvale, in qualità di fornitore di servizi, della netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland.

Nell'ambito dell'invio di e-mail possono essere trattati in particolare i seguenti dati personali:

• nome e indirizzo e-mail del destinatario,
• oggetto e contenuto dell'e-mail,
• data e ora dell'invio nonché
• informazioni tecniche di invio e di recapito.

Il trattamento dei contenuti delle e-mail da parte del server di posta utilizzato avviene esclusivamente nella misura necessaria per la trasmissione tecnica e il recapito del rispettivo messaggio. BookinX tiene inoltre un proprio registro di recapito delle e-mail. Questo contiene in particolare l'indirizzo del destinatario, l'oggetto, la data e l'ora dell'invio e informazioni tecniche di recapito. Il contenuto della rispettiva e-mail non viene memorizzato nel registro di recapito di BookinX.

Nella misura in cui l'invio di e-mail è necessario per l'esecuzione di un rapporto contrattuale o di una prenotazione di appuntamento, il trattamento avviene sulla base dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. Nella misura in cui BookinX opera in qualità di responsabile del trattamento per i dati di prenotazione, il trattamento avviene sulla base dell'accordo sul trattamento dei dati concluso con il rispettivo cliente e delle sue istruzioni documentate.

Il trattamento delle informazioni tecniche di invio e di recapito avviene sulla base dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Il legittimo interesse consiste in particolare nel garantire un recapito affidabile delle e-mail, nell'analisi degli errori nonché nella sicurezza e stabilità del servizio.

I dati personali vengono trattati in relazione all'invio di e-mail solo per il tempo necessario per la rispettiva finalità o per il tempo in cui sussistono obblighi legali di conservazione.

9. Hosting

BookinX è gestito sull'infrastruttura server della netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland. Nell'ambito dell'hosting vengono trattati i dati personali necessari per la fornitura di BookinX nonché i dati tecnici di log. Questi ultimi servono in particolare al funzionamento sicuro e stabile, alla diagnosi degli errori nonché all'individuazione e al contrasto di attacchi e abusi.

Il trattamento avviene, nella misura in cui è necessario per la fornitura del servizio, sulla base dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR nonché, per finalità di sicurezza e di registrazione, sulla base del legittimo interesse ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Con netcup è in essere un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR.

10. Videoconferenze

BookinX può facoltativamente supportare lo svolgimento o il collegamento di videoconferenze. A seconda della configurazione, a tal fine possono essere utilizzati in particolare i seguenti servizi:

Per la configurazione delle videoconferenze BookinX utilizza un modulo interno sugli stessi server. In tale ambito vengono trattati l'indirizzo e-mail della persona partecipante, l'inizio e la fine dell'appuntamento nonché il link della conferenza, al fine di inviare l'invito e mettere a disposizione la stanza. L'indirizzo e-mail e il link della conferenza vengono memorizzati in forma cifrata (AES-256-GCM). Non avviene alcuna trasmissione a terzi, salvo nel caso di Microsoft Teams (vedi 10.1).

10.1 Microsoft Teams

BookinX consente facoltativamente l'utilizzo di Microsoft Teams per appuntamenti in video. A seconda della funzione scelta, può essere creato un appuntamento Teams tramite il collegamento Microsoft oppure può essere utilizzato un link Teams esistente per un appuntamento. In tale ambito i dati necessari per la creazione, l'assegnazione e lo svolgimento dell'appuntamento possono essere trasmessi a Microsoft o trattati da Microsoft. L'utilizzo di Microsoft Teams è facoltativo. Per il trattamento da parte di Microsoft si applicano inoltre le disposizioni in materia di protezione dei dati del rispettivo servizio Microsoft.

10.2 Xorbit Meeting

Per le videoconferenze BookinX mette a disposizione una propria istanza di Jitsi Meet gestita all'indirizzo meet.x-orbit.app. Le stanze per conferenze vengono messe a disposizione per gli appuntamenti prenotati e sono accessibili tramite il rispettivo link del meeting. Una registrazione ha luogo solo se la persona organizzatrice la avvia espressamente nell'ambito della funzione facoltativa di trascrizione (vedi 10.3). Durante una videoconferenza vengono trattati i dati di connessione e di comunicazione necessari per la fornitura tecnica, in particolare per la trasmissione di immagini e audio nonché per stabilire e mantenere la connessione. All'interno di Xorbit Meeting BookinX non utilizza servizi di analisi o di tracciamento pubblicitario. Il trattamento avviene esclusivamente per fornire la funzione di videoconferenza.

10.3 Registrazione, trascrizione e riepilogo

BookinX offre facoltativamente una funzione di trascrizione per le videoconferenze in Xorbit Meeting. La registrazione può essere avviata e terminata esclusivamente dalla persona organizzatrice di un appuntamento tramite il pulsante „Transkript aufnehmen“ [Registra trascrizione]. La persona organizzatrice è tenuta a informare tutti i partecipanti prima dell'inizio della registrazione e, ove necessario, a ottenerne il consenso. Per tutta la durata della registrazione, tutti i partecipanti alla conferenza vedono l'avviso „Dieses Gespräch wird für ein Transkript aufgezeichnet.“ [Questa conversazione viene registrata per una trascrizione.]

Svolgimento e dati trattati:

• Registrazione: durante la registrazione, immagini e audio della conferenza vengono registrati su server di BookinX in Austria. Immediatamente dopo il termine della registrazione, da essa viene ricavata una registrazione esclusivamente audio e il file video viene cancellato.
• Informazioni sugli interlocutori: durante la registrazione viene annotato chi parla e quando (nome visualizzato nella conferenza e momento). Non ha luogo alcun riconoscimento delle persone in base alla loro voce.
• Trascrizione: la registrazione audio viene convertita in testo mediante il sistema di riconoscimento vocale Whisper. Whisper è gestito da BookinX stesso su propri server; non avviene alcuna trasmissione a terzi. Per migliorare il riconoscimento vengono utilizzati i nomi della persona organizzatrice e della persona che ha effettuato la prenotazione, l'organizzazione e l'agenda dell'appuntamento.
• Riepilogo: a partire dalla trascrizione, il modello linguistico Qwen 2.5 genera un riepilogo tramite Ollama. Anche questo modello è gestito in proprio su server propri; non avviene alcuna trasmissione a terzi né alcun utilizzo dei contenuti per l'addestramento di modelli.
• Memorizzazione: la trascrizione e il riepilogo vengono memorizzati in forma cifrata (AES-256-GCM). La registrazione audio viene cancellata non appena la trascrizione è memorizzata, al più tardi quando l'elaborazione fallisce definitivamente.
• Destinatari: la persona organizzatrice riceve un'e-mail con il riepilogo, un link alla trascrizione nell'area di amministrazione e la data di cancellazione. Nell'area di amministrazione la trascrizione è visibile solo agli utenti autorizzati del rispettivo cliente BookinX. I partecipanti non ricevono alcuna copia da BookinX.

La funzione di trascrizione tratta i dati per conto del rispettivo cliente BookinX (vedi 2.2). La base giuridica da parte del cliente è di norma il consenso dei partecipanti (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR) o un legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR); di ciò è responsabile il cliente in qualità di titolare del trattamento.

11. Cookie e analisi web

BookinX utilizza cookie tecnicamente necessari, in particolare un cookie di sessione per l'accesso e l'utilizzo sicuri dell'area di amministrazione. Nella memoria locale del browser possono inoltre essere memorizzate impostazioni di visualizzazione e dell'utente. Per la valutazione statistica utilizziamo il software di analisi web gestito in proprio Matomo all'indirizzo stats.x-orbit.app. Matomo viene attivato esclusivamente previo consenso espresso tramite il banner dei cookie. In assenza di consenso, Matomo non viene caricato e non vengono trasmessi dati di analisi.

Vengono rilevati le visualizzazioni di pagina e determinate operazioni di utilizzo, ad esempio la selezione di un appuntamento o il completamento di una prenotazione. Gli indirizzi IP vengono anonimizzati, il segnale „Do Not Track“ viene rispettato e i dati grezzi vengono cancellati dopo 180 giorni. Non ha luogo alcun utilizzo per pubblicità personalizzata. Il consenso viene memorizzato nel cookie bookinx_consent per un massimo di 12 mesi e può essere modificato o revocato in qualsiasi momento tramite „Cookie-Einstellungen“ [Impostazioni cookie] nel footer. La base giuridica per l'analisi web è l'art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.

12. Pubblicità e marketing

BookinX può trattare i dati personali dei propri clienti e potenziali clienti per finalità pubblicitarie e di marketing, nella misura in cui sussista a tal fine una base giuridica prevista dalla legge. Nella misura in cui è necessario un consenso, il trattamento avviene solo dopo che questo è stato prestato. Un consenso prestato può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro. I dati di prenotazione che BookinX tratta in qualità di responsabile del trattamento per i propri clienti non vengono utilizzati da BookinX per proprie finalità pubblicitarie o di marketing.

13. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati personali vengono trasmessi solo nella misura in cui ciò sia necessario per la fornitura di BookinX, sussista un obbligo di legge o ricorra un'altra base giuridica ai sensi del GDPR.

Tra i destinatari utilizzati o possibili rientrano in particolare:

• netcup GmbH, Germania, per hosting e invio di e-mail,
• Microsoft Ireland Operations Limited o società collegate a Microsoft in caso di utilizzo di Microsoft 365, Outlook o Microsoft Teams,
• Google Ireland Limited o società collegate a Google in caso di utilizzo di Google Calendar,
• Apple Distribution International Ltd. o società collegate ad Apple in caso di utilizzo di Apple Calendar,
• autorità e tribunali, nella misura in cui sussista un obbligo di legge alla divulgazione.

L'integrazione di Microsoft, Google e Apple avviene solo nella misura in cui la rispettiva funzione sia utilizzata dall'utente. BookinX non vende dati personali.

14. Trasferimenti di dati verso paesi terzi

In caso di utilizzo di servizi esterni, in particolare di Microsoft, Google o Apple, può verificarsi un trattamento di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE). Un trasferimento verso paesi terzi avviene solo nel rispetto dei presupposti di cui agli artt. 44 e ss. GDPR, in particolare sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o di garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 GDPR.

Nella misura in cui i fornitori aderiscono all'EU-U.S. Data Privacy Framework e sono certificati a tal fine, il trasferimento di dati verso gli Stati Uniti può fondarsi sulla corrispondente decisione di adeguatezza della Commissione europea. In caso contrario, ove necessario, si fa ricorso a garanzie adeguate, in particolare alle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

15. Periodo di conservazione e cancellazione

I dati personali vengono conservati solo per il tempo necessario per la rispettiva finalità del trattamento o per il tempo in cui sussistono obblighi legali di conservazione.

Dati delle conferenze

L'indirizzo e-mail della persona partecipante memorizzato per una videoconferenza viene cancellato automaticamente 30 giorni dopo il termine dell'appuntamento. Il link della conferenza viene cancellato insieme alla relativa prenotazione.

Registrazioni, trascrizioni e riepiloghi

Il file video viene cancellato immediatamente dopo il termine della registrazione, la registrazione audio non appena la trascrizione è memorizzata. La trascrizione, il riepilogo e le informazioni sugli interlocutori vengono cancellati automaticamente 30 giorni dopo il termine della registrazione o dell'appuntamento, a seconda di quale evento si verifichi per ultimo.

Dati della preparazione dell'appuntamento

Le integrazioni all'agenda e gli obiettivi del colloquio vengono memorizzati e cancellati insieme alla rispettiva prenotazione. Gli accessi alla pagina di preparazione dell'appuntamento vengono conservati per la visualizzazione da parte del cliente BookinX per un massimo di 365 giorni.

Dati di prenotazione

I dati di prenotazione vengono, in linea di principio, conservati per la durata del rapporto contrattuale con il rispettivo cliente BookinX e cancellati al più tardi sei mesi dopo la cessazione del contratto, salvo che vi ostino obblighi legali di conservazione o istruzioni documentate del titolare del trattamento. Nell'ambito del trattamento per conto, i clienti possono richiedere, conformemente all'accordo sul trattamento dei dati, la cancellazione o la restituzione dei dati personali trattati per loro conto.

Registrazioni non confermate

Le registrazioni non confermate vengono cancellate dopo 24 ore.

Dati di rate limit

Gli indirizzi IP memorizzati per i rate limit vengono cancellati o rimossi dal sistema utilizzato a tal fine dopo 24 ore.

Dati di sessione

Nell'area di amministrazione di BookinX una sessione termina dopo 30 minuti di inattività, ma al più tardi 12 ore dopo l'accesso. L'attività prolunga esclusivamente il termine di inattività.

Una sessione in Xorbit termina al più tardi 12 ore dopo l'accesso. In caso di modifica della password, tutte le sessioni esistenti dell'account interessato vengono terminate immediatamente.

I dati delle sessioni scadute o terminate vengono cancellati al più tardi sette giorni dopo la scadenza o la cessazione.

Log di audit

I log di audit vengono, in linea di principio, conservati per 12 mesi. Ne fa parte anche il registro delle modifiche che gli amministratori di un cliente BookinX possono consultare alla voce „Einstellungen > Protokoll“ [Impostazioni > Registro]. Esso registra chi ha modificato quando quale impostazione, tipo di appuntamento, persona o disponibilità, ma non i contenuti modificati stessi. Una conservazione più lunga avviene solo nella misura in cui ciò sia necessario per l'indagine su un concreto incidente di sicurezza o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria.

Dati contrattuali e di fatturazione

Per il contratto e la fatturazione vengono trattati in particolare ragione sociale, indirizzo di fatturazione, paese, numero di partita IVA (UID), indirizzo e-mail per la fatturazione, referente della contabilità, numero di licenze, periodo di fatturazione e importi fatturati. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b) e c), GDPR. Le fatture e gli altri documenti fiscalmente rilevanti vengono conservati in conformità agli obblighi legali di conservazione, in particolare per sette anni ai sensi del § 132 BAO, e successivamente cancellati, salvo che sussista un'altra base giuridica per un'ulteriore conservazione.

Backup

I dati personali possono essere temporaneamente contenuti anche in copie di sicurezza. I backup servono esclusivamente alla salvaguardia e al ripristino dei sistemi e non vengono utilizzati per altre finalità. I dati cancellati possono continuare a essere contenuti nei backup fino alla sovrascrittura o cancellazione periodica della rispettiva copia di sicurezza.

16. Sicurezza dei dati

BookinX adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da perdita, accesso non autorizzato, modifica, divulgazione e qualsiasi altro trattamento illecito.

Tra queste rientrano in particolare:

• controlli degli accessi e autorizzazioni basate sui ruoli,
• password sottoposte a hash crittografico,
• memorizzazione cifrata di dati di accesso sensibili e token,
• gestione sicura delle sessioni,
• registrazione di audit e di sicurezza,
• misure per l'individuazione e il contrasto di abusi e accessi non autorizzati nonché
• backup e verifica regolari dei sistemi utilizzati.

Le misure di sicurezza vengono regolarmente verificate e, se necessario, adeguate tenendo conto del rischio e dello stato dell'arte.

17. Obbligo di fornire dati personali

Determinati dati personali sono necessari affinché possa essere configurato un account BookinX, eseguito un contratto o prenotato un appuntamento. Se i dati necessari non vengono forniti, la funzione in questione potrebbe non essere utilizzabile o il contratto o l'appuntamento desiderato potrebbe non essere eseguito. I dati facoltativi sono trattati come tali e non sono, in linea di principio, necessari per l'utilizzo delle restanti funzioni.

18. Diritti dell'interessato

Gli interessati hanno, nel rispetto dei presupposti di legge, in particolare i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai sensi dell'art. 15 GDPR,
• diritto di rettifica ai sensi dell'art. 16 GDPR,
• diritto alla cancellazione ai sensi dell'art. 17 GDPR,
• diritto di limitazione del trattamento ai sensi dell'art. 18 GDPR,
• diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell'art. 20 GDPR,
• diritto di opposizione ai sensi dell'art. 21 GDPR.

Se un trattamento si basa su un consenso ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a), GDPR, tale consenso può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Le richieste relative ad attività di trattamento per le quali BookinX stesso è titolare del trattamento possono essere indirizzate a: robert@x-orbit.app

Per i dati che BookinX tratta esclusivamente per conto di un cliente, il titolare del trattamento ai fini della protezione dei dati è, in linea di principio, il rispettivo cliente BookinX. Le relative richieste dovrebbero pertanto essere indirizzate in via prioritaria a quest'ultimo. BookinX assiste il titolare del trattamento nell'adempimento dei suoi obblighi di legge.

19. Opposizione ai trattamenti basati su legittimi interessi

Nella misura in cui i dati personali sono trattati sulla base dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, sussiste, ai sensi dell'art. 21 GDPR, il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento per motivi connessi alla situazione particolare dell'interessato. BookinX non tratta successivamente più i dati personali in questione, salvo che possano essere dimostrati motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell'interessato, oppure il trattamento serva all'accertamento, all'esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria.

20. Diritto di proporre reclamo all'autorità di protezione dei dati

Ai sensi dell'art. 77 GDPR, gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati qualora ritengano che il trattamento dei loro dati personali violi il GDPR.

In Austria è competente:

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40–42

1030 Wien

Österreich

E-mail: dsb@dsb.gv.at

Telefono: +43 1 52 152-0

Resta salvo il diritto di rivolgersi a un'altra autorità di controllo competente ai sensi del GDPR.

21. Processi decisionali automatizzati e profilazione

BookinX non adotta decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato ai sensi dell'art. 22 GDPR che producano effetti giuridici nei confronti di un interessato o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona. Non ha luogo alcuna profilazione per finalità pubblicitarie, di valutazione del merito creditizio o per finalità decisionali analoghe. Il riepilogo delle trascrizioni (vedi 10.3) è uno strumento di lavoro per la persona organizzatrice; da esso non vengono tratte decisioni sulle persone.

22. Modifiche della presente informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy viene adeguata qualora cambino le funzioni di BookinX, i fornitori di servizi utilizzati, i trattamenti di dati o i requisiti di legge. La versione di volta in volta aggiornata deve essere resa accessibile tramite BookinX. In caso di modifiche sostanziali che riguardino direttamente gli utenti registrati, l'informazione può essere fornita anche all'interno del servizio o per e-mail.

Aggiornata al: 2 ottobre 2026